makalah manajemen perkantoran

PENERAPAN SIM DALAM PERKANTORAN

Diajukan untuk memenuhi tugas kelompok pada mata kuliah Manajemen Perkantoran





Oleh
Kelompok III
Agus Rukanda 208 800 007
Ahmad Solehuddin 208 800 008
Amy Lesiyana 208 800 009
Dona Matofani Etsa 208 800
Dindin Zainudin 208 800 00




JURUSAN ADMINISTRASI NEGARA /V/A
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUNAN GUNUNG DJATI
BANDUNG
2010



BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.
Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis.



BAB II
PEMBAHASAN
A. SISTEM INFORMASI MANAJMEN
Menurut Liang Gie SIM adalah jalinan hubungan dan lalu lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan . Tanpa sistem keterangan yang baik pimpinan organisasi sulit memperoleh berbagai keterangan dalam bentuk yang tepat, di tempat yang diperlikan, dan pada waktu yang singkat. Bahkan tidak adanya suatu sistem akan mengakibatkan terjadinya lalulintas keterangan yang simpang siur, kekembaran keterangan yang banyak, pembiayaan yang boros, kehilangan keterangan yang merugikan organisasi. Sistem informasi manajemen tidak selalu di hubungkan dengan pembuat keputusan semata-mata. Misalnya Haynes dan Messie yang mengikuti konsepsi Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya membagi pengertian management information dalam tiga kategori yaitu :
a. Strategic Planning information (informasi untuk perencanaan yang strategis)
b. Management control information (informasi untuk control oleh pemimpin)
c. Operational information (informasi pengerjaan)
Sedangkan menurut Henry Fayol Fungsi-fungsi manajemen adalah :
a. Perencanaan
Manager merencanakan apa yang akan mereka lakukan
b. Organizing
Mengorganisasikan untuk mencapai tujuan
c. Staffing
Mereka menyusun staf organisasi mereka dengan sumber daya yang di perlukan
d. Directing
Dengan sumber daya yang ada mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana
e. Controlling
Mereka mengendalikan sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Model-model sistem yang umum di gunakan oleh kantor yaitu:
a. Sistem lingkaran terbukan: kantor dengan sistem lingkaran terbuka berhubungan dengan lingkungannya. Begitu pula arus sumber dayanya (sumber daya fisik). Contoh sistem lingkaran terbuka adalah manufaktur, mengolah bahan mentah menjadi bahan produksi siap pakai. Sedikit sekali perusahaan yang menggunkan sistem jenis ini karena dengan tidak adanya umpan balik akan sulit untuk dilakukan control atas produk yang dihasilkan. Pada akhirnya perusahaan akan bermuara pada kebangkrutan.
b. Sistem lingkaran terteutup: dengan sistem tertutup, proses pengendalian atas produk yang dihasilkan dapat terus dilakukan.

B. FUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

C. KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi dibangun kedalam enam komponen yang disebut dengan :
1) komponen input (masukan) ;
2) komponen model (proses) ;
3) komponen output (keluaran) ;
4) komponen teknologi ;
5) komponen basis data ;
6) komponen control (pengendalian).
Keenam komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol.
Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input
– Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Komponen model
– Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
– Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
– Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
– Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi, yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
– Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data
– Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
8. Komponen kontrol
– Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

D. PENERAPAN SIMTAP
Model Aliran informasi SIMTAP ini terhubung kebeberapa bagian, bagian-bagian tersebut kesemuanya terlibat didalam sistem baik itu sebagai pengguna informasi maupun sebagai penyedia informasi. Seperti yang terlihat pada Gambar Arus Informasi, Informasi bermula dari bagian loket pelayanan yang melayani proses pendaftaran, pembayaran, penyerahan berkas dan informasi kemudian ke bagian Back Office untuk mendata berkas yang diajukan oleh pemohon. Semua kegiatan / proses tersebut di kontrol oleh koordinator SIMTAP dan penyediaan media informasi kepada masyarakat untuk mengetahui status dokumen bagi masyarakat yang mengajukan permohonan.











Gambar Aliran Informasi SIMTAP
Sistem Informasi Satu Atap Yang Sedang Berjalan SIMTAP secara umum merupakan suatu sistem yang terintegrasi, yang terdiri dari Sistem Perangkat Keras dan Sistem Perangkat Lunak Komputer. Sistem Perangkat Keras yang digunakan dalam SIMTAP merupakan sistem komputer berbasis PC beserta segala perlengkapannya, yang terintegrasi ke dalam suatu Sistem Jaringan Kerja Local (LAN = Local Area Network) dengan sistem operasi jaringan Microsoft Windows NT. Sistem perangkat lunak SIMTAP merupakan suatu program aplikasi yang dibuat secara khusus dan berjalan di bawah sistem operasi Microsoft Windows. Sistem ini dibuat dengan mempertimbangkan aspek kemudahan penggunaan oleh pemakai tanpa mengurangi nilai estesis dalam kenyamanan tampilan layar. Aplikasi SIMTAP dikendalikan melalui Sistem Menu yang mudah dimengerti, untuk mengantisipasi kemungkinan kesalahan dalam penggunaannya serta dirancang sebagai interaktif sistem, dimana user dapat langsung berkomunikasi dengan komputer untuk mengakses data kepegawaian dan response oleh komputer diberikan dalam bentuk suatu tampilan sebagai tanggapan terhadap input yang dimasukan. Dengan sistem yang interaktif ini diharapkan user akan mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Hasil informasi ini dapat terakumulasi dalam suatu bentuk laporan dan grafik, dimana bentuk laporan yang dihasilkan dapat ditampilkan melalui media layar maupun pada cetakan media printer. Dalam pemberian layanan kepada masyarakat, SIMTAP merupakan sistem layanan satu atap yang mengintegrasikan 9 layanan perizinan yang terdiri dari :Layanan IMB, Layanan SIUJK, Layanan Izin Usaha Perternakan (IUP), Layanan Izin Usaha Perluasan Perternakan (IUPP) Layanan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Layanan Surat Izin Tempat Usaha (SITU), Layanan Tanda Daftar Industri Kecil (TDI), Layanan Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Layanan Tanda Daftar Gudang (TDG). Selain ke-9 layanan di atas, SIMTAP ini juga menyediakan fasilitas Kas, dimana semua proses pembayaran yang dilakukan di Kantor memberatkan.Pemerintah daerah menyadari manfaat dari perijinan usaha. Dari sudut pandang mereka, data tentang jumlah perusahaan setempat akan melindungi perusahaan tersebut dan sekaligus juga memungkinkan pemerintah untuk menyusun Perda,kebijakan, dan program baru yang terkait dengan dunia usaha. Untuk mencapai pelayanan umum yang prima kepada masyarakat, maka Kabupaten OKI mengembangkan konsep pelayanan satu atap yang telah dimiliki. Konsep Sistem Informasi Manajemen Satu Atap Kabupaten Ogan Komering Ilir (OKI) dititik beratkan pada kata”services” atau pelayanan, sedangkan ICT(digital) diposisikan sebagai komponen pendukung (supporting) dan enabler. Aspirasi, kebutuhan dan kemampuan masyarakat sebagai customer atau pelanggan selalu menjadi pemicu (trigger) dan penggerak (driver) perbaikan proses kerja dan penyesuaian jenis keragaman layanan ICT yang diperlukan oleh pemerintah Kabupaten OKI dimana konsep tersebut akan mengarah pada penyelenggaraan pemerintah yang baik (good govermmance). Prinsip knowing your customer selalu menjadi pegangan pemerintah Kabupaten OKI dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Keragaman masyarakat mempengaruhi aspirasi, tingkat kebutuhan dan kemampuannya, namun masyarakat secara luas memiliki kesamaan harapan dan keinginan terhadap pelayanan publik. Misalnya saja seluruh masyarakat berharap terhadap pelayanan yang murah, handal dan dapat dipercaya. Begitu banyak upaya yang dilakukan pemerintah Kabupaten OKI dalam upaya memenuhi keinginan masyarakat dengan berupaya memberikanlayanan yang murah, handal dan berkualitas.






BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Sistem informasi Manajemen yaitu serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.SISTEM INFORMASI MANAJEMEN.
Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.










DAFTAR PUSTAKA

Davis Gordon.B., Sistem Informasi Manajemen. Jakarta :PT.Pustaka Binaman Pressindo,1998.

The Gie. Liang, Administrasi perkantoran Modern. Jogjakarta:Liberti, 2000

P. Siagian Sondang. 2008. Filsafat Administrasi. Jakarta: CV Haji Masagung, h. 103
W. Haynes Warren & Massie Joseph, Management: Analysis, Concepts, and Cases, 1969, p.672

http://mustofaabihamid.blogspot.com/2010/07/komponen-sistem-informasi-manajemen-sim.html
http://mustofaabihamid.blogspot.com/2010/07/komponen-sistem-informasi-manajemen/SIMTAP/-sim.html